চাকরির আবেদন, ব্যবসা কিংবা ব্যক্তিগত বা অফিসিয়াল প্রয়োজনে বহু মানুষই ইমেইল ব্যবহার করেন। আর ইমেইলের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ সাবজেক্ট। অনেকেই এ সাবজেক্ট লাইনের ব্যবহার ঠিকমতো করতে পারেন না। এ লেখায় থাকছে সাবজেক্ট লাইনের ৯টি ভুল। এক প্রতিবেদনে বিষয়টি জানিয়েছে বিজনেস ইনসাইডার।

১. কিছুই না লেখা

অনেকেই ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে কিছু না লিখেই মেইলটি পাঠিয়ে দেন। এটি একটি অত্যন্ত বড় ভুল। সাবজেক্ট লাইনে ইমেইলের বিষয়বস্তুর সামান্য বিষয় থাকবে, এটাই সবাই আশা করে।

২. অতিরিক্ত বড় সাবজেক্ট

সাবজেক্ট হিসেবে ইমেইলে সংক্ষিপ্ত কিছু কথা লেখা উচিত। বিস্তারিত লেখার জন্য রয়েছে মূল মেইলটি। তাই এ অংশটি বড় করা দৃষ্টিকটু।

৩. অস্পষ্ট কথা

সাবজেক্ট লাইনে লেখা কথাগুলো থেকে যদি কিছুই বোঝা না যায় তাহলে সে সাবজেক্ট লেখা অর্থহীন। তাই কথাবার্তা স্পষ্ট করুন।

৪. অপ্রয়োজনীয় কথা লেখা

যে বিষয়টি প্রয়োজনীয়, তাই লেখা উচিত সাবজেক্ট লাইনে। এখানে অপ্রয়োজনীয় কথা লেখার কোনো অবকাশ নেই। (যেমন- লিখবেন না- ‘Hello! May I ask about a job opening?’ তার বদলে যা লিখবেন- ‘ Referred by Jane Brown for Technical Writer position .’

৫. সবগুলো বড় হাতের অক্ষরে লেখা

ইংরেজিতে বড় হাতের ও ছোট হাতের লেখা বলে দুটি বিষয় রয়েছে। বড় হাতের অক্ষরে লেখাটা অনেকেই দৃষ্টিকটু বলে মনে করেন। তাই ALL CAPS বাদ দিয়ে লিখুন All Caps ।

৬. ইমেইলের লাইন শুরু

ইমেইলের ভেতরের অংশের কোনো লাইন কোনোভাবেই সাবজেক্ট লাইনে শুরু করা যাবে না। তার বদলে পৃথক একটি লাইন এখানে লিখতে হবে।

৭. ভুল নাম

অনেক ব্যক্তিকে একই মেইল পাঠাতে হলে অনেক সময় সাবজেক্ট হিসেবে ভুল নাম চলে আসতে পারে। এত বড় ভুল হলে আপনার মেইলটি গুরুত্ব হারাতে পারে।

৮. গুরুত্ব বা মূল বিষয় প্রকাশ না করা

ইমেইলে আপনার মূল উদ্দেশ্য বা গুরুত্ব সাবজেক্ট লাইনে দুই-এক কথায় প্রকাশ করা উচিত। অন্যথায় তা গুরুত্ব নাও পেতে পারে।

৯. রেফারেন্স প্রকাশ না করা

আপনি যদি কারো কাছে একটি চাকরির জন্য আবেদন করেন তাহলে সাবজেক্ট লাইনে শুধু চাকরির আবেদন লিখলে তা পঠিত নাও হতে পারে। এক্ষেত্রে মেইলটির গুরুত্ব তুলে ধরা যেতে পারে একজন রেফারির নাম প্রকাশ করে, যিনি আপনাকে মেইলটি পাঠাতে বলেছেন।